Digitalisasi dokumen/arsip adalah salah satu cara proses mengubah dokumen / arsip konvensional ke dalam berbagai bentuk dan media menjadi dokumen/arsip elektronik/digital. Program digitalisasi dokumen/arsip dilaksanakan sebagai upaya mempertahankan aksesibilitas sehingga dapat memberikan akses seluas-luasnya bagi masyarakat.

Dokumen / arsip digital dapat dicetak, digunakan untuk keperluan dokumentasi, penelitian, dan publikasi yang tertaut secara on-line sehingga dapat diakses lebih luas oleh masyarakat. Kemudian, untuk mengidentifikasi keberadaan dokumen / arsip yang memiliki relevansi informasi di semua dokumen/arsip organisasi, diperlukan suatu sistem informasi dokumen/arsip yang menghubungkan kesatuan fail secara keseluruhan.

Informasi tentang fail yang sudah dialihmediakan dalam bentuk digital akan lebih efektif jika disertai tayangan gambar digital dari dokumen/arsip. Keberadaan citra digital dari sebuah fail sebagai kebutuhan publik dalam sistem akan sangat membantu bagi pengguna dalam memperoleh dokumen/arsip yang lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah.